Kebijakan Privasi WAFLOW
Berlaku sejak: 18 Februari 2026 · Terakhir diperbarui: 29 September 2026
1. Pendahuluan
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana PT Wistra Solusi Digital ("WAFLOW", "kami", "kita") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi Anda saat menggunakan platform WAFLOW yang tersedia di waflow.co.id dan layanan terkait.
Kami berkomitmen untuk melindungi privasi Anda sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) Republik Indonesia dan peraturan perundang-undangan lain yang berlaku.
2. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan
2.1 Data yang Anda Berikan Secara Langsung
- Data identitas: nama lengkap, nama bisnis, alamat email, nomor telepon/WhatsApp
- Data bisnis: nama usaha, jenis usaha (klinik, salon, barbershop, dll), alamat usaha
- Data akun: username, kata sandi (terenkripsi), preferensi akun
- Data pembayaran: informasi yang diperlukan untuk memproses pembayaran melalui penyedia layanan pembayaran pihak ketiga (Xendit)
2.2 Data yang Dikumpulkan Secara Otomatis
- Data penggunaan: fitur yang digunakan, frekuensi penggunaan, waktu akses
- Data perangkat: jenis perangkat, sistem operasi, jenis browser, alamat IP
- Data log: catatan aktivitas sistem, termasuk pesan WhatsApp yang diproses melalui platform kami
2.3 Data Pelanggan Anda (End-Customer)
- Nama pelanggan, nomor telepon/WhatsApp yang diberikan oleh pelanggan Anda saat melakukan booking
- Riwayat booking, layanan yang digunakan, preferensi layanan
- Percakapan WhatsApp yang diproses oleh AI agent WAFLOW atas nama bisnis Anda
3. Dasar Hukum dan Tujuan Pengolahan Data
Kami mengolah data pribadi Anda berdasarkan:
3.1 Pelaksanaan Perjanjian
- Menyediakan dan mengelola akun WAFLOW Anda
- Memproses booking dan jadwal layanan
- Mengirim pengingat otomatis dan follow-up melalui WhatsApp
- Memproses pembayaran langganan dan kredit
3.2 Kepentingan yang Sah
- Meningkatkan kualitas layanan dan pengalaman pengguna
- Menganalisis penggunaan platform untuk pengembangan fitur
- Mendeteksi dan mencegah penyalahgunaan atau aktivitas mencurigakan
- Mengirim komunikasi terkait layanan (pembaruan, pemeliharaan, perubahan kebijakan)
3.3 Persetujuan Anda
- Mengirim materi pemasaran dan promosi (hanya jika Anda menyetujui)
- Menggunakan data untuk keperluan analitik lanjutan
4. Penggunaan AI dan WhatsApp
4.1 AI Agent
WAFLOW menggunakan teknologi kecerdasan buatan (AI) untuk memproses percakapan WhatsApp atas nama bisnis Anda. AI agent kami dapat:
- Menjawab pertanyaan pelanggan tentang layanan dan ketersediaan
- Memproses permintaan booking secara otomatis
- Mengirim pengingat dan follow-up
4.2 Pemrosesan Pesan WhatsApp
- Pesan WhatsApp diproses melalui Meta WhatsApp Business API
- Pesan disimpan sementara untuk keperluan pemrosesan dan riwayat percakapan
- Kami tidak menggunakan isi pesan untuk keperluan pemasaran pihak ketiga
4.3 Integrasi Google Calendar dan Google Meet
Integrasi ini bersifat opsional dan aktif setelah Anda memberikan izin melalui Google. WAFLOW menggunakannya untuk menyinkronkan booking ke kalender khusus WAFLOW, membuat tautan Google Meet untuk konsultasi, memperbarui jadwal, membatalkan event, serta menghindari waktu sibuk tim saat menawarkan jadwal konsultasi.
Data yang diakses dan digunakan
- Identitas akun Google (ID akun dan alamat email) untuk mengenali akun yang Anda hubungkan.
- Kalender yang dibuat WAFLOW beserta event di dalamnya: ID, nama kalender, judul dan deskripsi event, waktu, zona waktu, status, tautan event, tautan Google Meet, dan peserta apabila Anda memberikan alamat email untuk undangan.
- Rentang waktu sibuk pada kalender utama akun tim untuk pemeriksaan ketersediaan. Pemeriksaan ini tidak mengambil judul, deskripsi, atau daftar peserta event pribadi pada kalender utama.
- Data booking atau konsultasi yang Anda berikan, seperti nama, kontak, layanan, bisnis, lokasi, dan catatan, dapat dicantumkan pada event WAFLOW sesuai fitur yang digunakan.
Koneksi baru meminta izin membuat dan mengelola kalender yang dibuat aplikasi (calendar.app.created) serta melihat ketersediaan kalender Anda (calendar.freebusy). Koneksi lama dapat masih memiliki izin Calendar yang lebih luas sampai Anda mencabutnya di akun Google dan menghubungkan ulang. Integrasi ini tidak digunakan untuk membaca Gmail atau Google Drive.
Penyimpanan dan keamanan
Token akses dan refresh token Google disimpan terenkripsi pada sisi server agar sinkronisasi dapat berjalan tanpa Anda harus terus membuka WAFLOW. Kami menyimpan identitas akun, identitas kalender dan event, tautan Meet, status sinkronisasi, serta catatan kesalahan yang diperlukan untuk menjalankan dan memperbaiki integrasi. Rentang waktu sibuk disimpan sementara dalam memori server hingga dua menit. Akses ke data integrasi dibatasi pada sistem dan pengguna berwenang.
Pembagian data dan batas penggunaan
Data event dikirim ke Google untuk menyediakan Calendar dan Meet. Peserta yang Anda undang dapat menerima undangan, perubahan jadwal, dan pembatalan dari Google. Jadwal dan tautan Meet dapat disampaikan kepada peserta melalui WhatsApp serta kepada tim WAFLOW melalui dashboard dan notifikasi Telegram. Asisten AI dapat menggunakan ketersediaan jadwal dan informasi konsultasi yang diperlukan untuk merespons permintaan penjadwalan. Penyedia infrastruktur kami memproses data sebatas yang diperlukan untuk menjalankan fitur tersebut.
Data Google tidak dijual, digunakan untuk penargetan iklan, atau digunakan untuk melatih model AI umum. Penggunaan dan pemindahan data yang diterima dari Google API mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use.
Memutuskan akses dan meminta penghapusan
Anda dapat memilih Putuskan pada pengaturan integrasi Google Calendar di dashboard WAFLOW; untuk akun tim WAFLOW, kontrol ini tersedia di halaman Lead Pipeline admin. Tindakan ini menghentikan sinkronisasi dan mencoba mencabut token di Google. Anda juga dapat mencabut akses secara langsung melalui halaman koneksi akun Google.
Pemutusan koneksi tidak otomatis menghapus kalender atau event yang sudah ada di Google, riwayat booking, maupun catatan integrasi yang tersimpan di WAFLOW, termasuk token terenkripsi. Anda dapat menghapus kalender atau event melalui Google Calendar dan meminta penghapusan data integrasi yang tersimpan di WAFLOW melalui [email protected]. Data yang masih diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum atau menangani keamanan dapat disimpan terbatas sesuai kebutuhan tersebut.
5. Pembagian Data dengan Pihak Ketiga
Kami dapat membagikan data Anda kepada pihak ketiga berikut:
- Meta Platforms (WhatsApp Business API): untuk pengiriman dan penerimaan pesan WhatsApp
- OpenAI: untuk pemrosesan percakapan dan permintaan penjadwalan oleh AI agent; konteks yang diperlukan dapat memuat data yang Anda berikan dalam percakapan
- Xendit: untuk pemrosesan pembayaran
- Supabase: untuk penyimpanan data (server berlokasi di Asia Tenggara)
- Hostinger: untuk infrastruktur server produksi yang dikelola menggunakan Coolify
- Google: untuk autentikasi akun serta integrasi Google Calendar dan Google Meet yang Anda aktifkan
- Telegram: untuk notifikasi operasional kepada tim WAFLOW, termasuk jadwal konsultasi dan tautan Meet
Kami memastikan setiap pihak ketiga memiliki standar perlindungan data yang memadai dan hanya memproses data sesuai instruksi kami.
6. Penyimpanan dan Keamanan Data
6.1 Lokasi Penyimpanan
Database utama WAFLOW menggunakan Supabase di Singapura. Aplikasi produksi berjalan pada infrastruktur Hostinger yang dikelola menggunakan Coolify. Data yang dikirim ke layanan pihak ketiga, termasuk Google, Meta, dan OpenAI, diproses pada infrastruktur masing-masing penyedia sesuai fitur yang Anda gunakan.
6.2 Langkah Keamanan
Kami menerapkan langkah-langkah keamanan yang wajar, termasuk:
- Enkripsi data saat transit (TLS/SSL) dan saat disimpan
- Row Level Security (RLS) untuk memastikan isolasi data antar pengguna
- Autentikasi berbasis token dengan masa berlaku terbatas
- Pencatatan dan pemantauan akses data
- Pembaruan keamanan berkala
6.3 Masa Penyimpanan
- Data akun aktif: selama akun Anda aktif dan selama diperlukan untuk menyediakan layanan
- Data akun tidak aktif: hingga 12 bulan setelah akun dihentikan, kecuali diwajibkan oleh hukum untuk menyimpan lebih lama
- Data pembayaran: sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku (minimal 10 tahun)
- Log sistem: maksimal 90 hari
7. Hak-Hak Anda
Sesuai dengan UU PDP, Anda memiliki hak untuk:
- Hak Akses: meminta informasi tentang data pribadi Anda yang kami olah
- Hak Koreksi: meminta perbaikan data pribadi Anda yang tidak akurat
- Hak Penghapusan: meminta penghapusan data pribadi Anda, kecuali terdapat kewajiban hukum untuk menyimpannya
- Hak Pembatasan: meminta pembatasan pengolahan data pribadi Anda
- Hak Portabilitas: meminta salinan data pribadi Anda dalam format yang dapat dibaca mesin
- Hak Keberatan: menolak pengolahan data pribadi Anda untuk keperluan tertentu
- Hak Penarikan Persetujuan: menarik persetujuan Anda kapan saja untuk pengolahan yang berbasis persetujuan
Untuk menggunakan hak-hak Anda, silakan hubungi kami melalui kontak yang tercantum di Bagian 11.
8. Cookie dan Teknologi Pelacakan
Platform kami menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk:
- Mempertahankan sesi login Anda
- Mengingat preferensi Anda
- Menganalisis penggunaan platform
Anda dapat mengatur preferensi cookie melalui pengaturan browser Anda.
9. Perubahan Kebijakan Privasi
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan diberitahukan melalui:
- Email ke alamat email yang terdaftar
- Notifikasi di dalam platform WAFLOW
- Pemberitahuan melalui WhatsApp
Penggunaan berkelanjutan atas layanan kami setelah pemberitahuan perubahan dianggap sebagai persetujuan Anda terhadap kebijakan yang diperbarui.
10. Perlindungan Data Anak
Layanan WAFLOW ditujukan untuk pemilik usaha yang berusia minimal 18 tahun. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak di bawah usia 18 tahun.
11. Kontak
Jika Anda memiliki pertanyaan, permintaan, atau keluhan terkait kebijakan privasi ini atau pengolahan data pribadi Anda, silakan hubungi:
PT Wistra Solusi Digital
Email: [email protected]
WhatsApp: +62 813 3830 763
Alamat: Badung, Bali, Indonesia
Kami akan merespons permintaan Anda dalam waktu maksimal 3x24 jam kerja.
12. Penyelesaian Sengketa
Sengketa terkait perlindungan data pribadi akan diselesaikan terlebih dahulu secara musyawarah. Apabila tidak tercapai penyelesaian, sengketa akan diselesaikan melalui lembaga penyelesaian sengketa alternatif atau pengadilan yang berwenang di wilayah Republik Indonesia sesuai dengan UU PDP dan peraturan pelaksananya.